Welche Fragen sollten Sie sich bei der Planung einer Kollaborationsplattform stellen?

Diese Fragen sollten Sie sich stellen, wenn Sie eine Kollaborationslösung für Ihr Team planen. Dr. Jochen Müller von com4us im Interview:

Erfüllt die Plattform und die Software alle Vorgaben der DSGVO? In welchem Land stehen die Server, auf denen zukünftig Ihre Kommunikation stattfindet?

Dr. Jochen Müller: Ja, wegen zwei entscheidenden Faktoren: Ihr Serverstandort ist nicht nur in der EU, sondern auch in Deutschland. Sie nutzen keine Gemeinschaftsplattform mit Dritten und dem einhergehenden Risiko, sondern einen eigenen Server. Die Datenhoheit liegt bei Ihnen. Natürlich müssen Formalien eingehalten werden und Ihre Mitarbeiter der Nutzung zustimmen.

Wie sicher ist die neue Plattform? Gibt es eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung? Wie sind die Informationen auch in unsicheren Umgebungen geschützt? Was passiert, wenn Mitarbeiter remote von zu Hause arbeiten, wenn auf eigenen Geräten oder sie offene Wi-Fis nutzen?

Dr. Jochen Müller: Sie nutzen kein bestehendes System, dessen Aktualität Sie nicht kennen sondern Sie generieren einen funkelnagelneuen Server, der auf dem neusten und aktuellsten Stand ist. Die Kommunikation findet in Ende-zu-Ende-Verschlüsselung statt gleich ob im HomeOffice, der U-Bahn oder im Firmennetzwerk. Wer Zugang zum System hat, überwachen Sie selbst in der Nutzerverwaltung. Dritte haben keinen Zugang.

Können auf der Kolaboratonsplattform sicher Chats, Gruppenchats und Videokonferenzen veranstaltet werden? Gibt es Grenzwerte was die Teilnehmeranzahl angeht, z.B. Teilnehmer an einer Videokonferenz? Kann der Bildschirm geteilt werden?

Dr. Jochen Müller: Alle Merkmale, die Sie nennen können – soweit Sie von Ihnen im System freigeschaltet sind – genutzt werden. Ihr Server kann jederzeit auf- oder abskaliert werden, daher gibt es keine Grenzen sondern nur Ihre Vorgabe.

Kann man die Dienste auf allen mobilen Endgeräten und auf stationären Computern nutzen?

Dr. Jochen Müller: Mit com4us sind Sie ein Plattformbetreiber und können mit den verschiedensten Endgeräten kollaborieren. Voraussetzung ist je nach gewünschtem Dienst Kamera, Mikrofon und Geräte mit aktuellen Updates (ab 2018).

Gibt es technischen Hürden? Kann die interne und externe Kommunikation problemlos auf der Plattform stattfinden? Wie können Kunden oder Lieferanten eingebunden werden ohne Zugang zum Interanet zu bekommen?

Dr. Jochen Müller: Technisch gibt es, wie in der vorangegangenen Antwort schon erläutert, keine Hürden. Das Elegante an der Lösung ist ja, dass es ein dezidierter Kollaborationsserver ist, der nicht automatisch mit Ihrem Firmenserver verbunden ist. Ob Ihre Kunde oder Lieferant mit Bild und Ton zugeschaltet ist, entscheiden Sie grundlegend in der Nutzerverwaltung. Im Meeting selbst besteht, falls freigegeben, Zugriff auf das Mitarbeiter-Desktop. Aber nur darauf und das ist schließlich unter Kontrolle Ihres Mitarbeiters.

Ist die Benutzung des Tools einfach und intuitiv? Werden bei Bedarf lustige Emojis und Gif’s unterstützt? Passt die Art der Kommunikation zu den Mitarbeitern genauso gut wie zu den Führungskräften?

Dr. Jochen Müller: Wir haben für die verschiedensten Start-Szenarien für Ihren eigenen Kollaboration-Server implementiert, damit Sie schnell starten können. Darüber hinaus passen wir das System gerne an Ihre speziellen Bedürfnisse an.

Was kostet die Anwendung pro Nutzer und Monat? Gibt es Basiskosten – und wie gestaltet sich das Vertragsmodell?

Dr. Jochen Müller: Die kleinste Kollaborations-Plattform bekommen Sie schon ab 17,95 EUR netto monatlich, wohlgemerkt die ganze Plattform für alle User!  Und wenn Ihr Team Urlaub hat, dann gönnen Sie das auch Ihrem Server. Alle Daten und Einstellungen bleiben erhalten aber der Betrieb und ein Teil der Kosten ruht bis zum Neustart. Also auch gelegentliche Nutzer können sich eine eigene, sichere und datenschutzgerechte Plattform leisten.

Gibt es noch eine Frage, die man Ihnen öfters stellt?

Dr. Jochen Müller: wird selten gefragt, ist für mich persönlich ein ganz entscheidendes Thema: Schutz vor Cyberangriffen! Neun von zehn Cyberangriffen erfolgen per E-Mail mit ominösen Anhängen und etwa die Hälfte von allen beruflichen E-Mails sind Spam. Wenn aber ein Großteil der Kommunikation intern wie extern über sicher verschlüsselte Plattformen – wie bei com4us – läuft, reduzieren wir auch das Spammaufkommen und reduzieren damit die Chance zum Angriff.